2.5
In NS jaarverslag 2015, gepubliceerd in februari 2016, staat onder meer het volgende.
“2015 was een in meerdere opzichten lastig jaar voor NS. (…) De onregelmatigheden in de aanbesteding van het openbaar vervoer in Limburg en de uitkomsten van de parlementaire enquête Fyra hebben het vertrouwen van reizigers, stakeholders en medewerkers in NS geschaad. Extra maatregelen waren noodzakelijk om structurele verbeterstappen te zetten. Dat was ook de reden om de koers van NS verder aan te scherpen. (…)
NS wil in 2016 het vertrouwen herstellen en onze prestaties naar een niveau tillen dat past bij de ambities. (…)
‘Herstel van vertrouwen’
verslag van de raad van bestuur
2015 was een jaar met meerdere gezichten. De onregelmatigheden in Limburg, de parlementaire enquête naar de Fyra en tegenvallende operationele prestaties hebben het vertrouwen in NS geschaad. (…) ‘Een heel moeilijk jaar’. Zo typeren Roger van Boxtel en Engelhardt Robbe de gebeurtenissen van 2015. De onregelmatigheden in Limburg, het besluit van de ACM, de parlementaire enquête naar de Fyra, tegenvallende operationele prestaties hebben in 2015 hun weerslag gehad op NS. Het vertrouwen van reizigers, stakeholders en medewerkers is ernstig onder druk komen te staan. Roger van Boxtel over Limburg: “Er zijn regels en fatsoensnormen overschreden die tot reputatieschade hebben geleid en die consequenties hebben gehad. We hebben meteen gezegd: dit hoort niet bij NS.” (…)
Programma voor herstel
Na het vertrek van topman Timo Huges trad Roger van Boxtel op 1 augustus in dienst bij NS als de nieuwe CEO. “Wat ik aantrof? Een aangeslagen bedrijf. De verwerking van de gebeurtenissen in Limburg was in volle gang. We hebben ingezet op een programma voor herstel van vertrouwen in NS.” Engelhardt Robbe: “We hebben alle concessies van de laatste jaren laten onderzoeken op onregelmatigheden. Dan blijkt Limburg gelukkig een incident. Maar wel een incident met een enorme impact, dat nooit meer mag gebeuren. We zijn aan de slag gegaan met de aanbevelingen uit de externe rapporten en hebben ook als NS onze conclusies getrokken. We hebben zelf het initiatief genomen om met externe hulp te onderzoeken hoe we structurele verbeterstappen kunnen zetten. Dat is wat goede bedrijven doen in geval van een crisis.” (…) Een belangrijke vraag is: hoe werkt NS aan een cultuur waarin het normbesef leidend is en die past bij haar maatschappelijke rol? Van Boxtel. “Dat ligt niet alleen aan het signalerend vermogen op sommige posities, maar ook aan procedures die voorkomen dat deze misstappen gebeuren. (…).” (…) De onregelmatigheden leidden ook tot additionele rollen voor Engelhardt Robbe, die tijdelijk CEO en CFO van NS was, en CEO en CFO van Abellio. (…)
Verslag van de RvC
Met de onregelmatigheden in Limburg, het vertrek van de CEO en van de voorzitter van de RvC, de parlementaire enquête naar Fyra/V250 en tegenvallende operationele prestaties, was 2015 een moeilijk jaar voor NS. Tegelijkertijd zorgden de gebeurtenissen voor meer alertheid in de organisatie en creëerden ze een platform voor noodzakelijke veranderingen binnen het bedrijf. (…)
Onderzoek ACM
2015 stond voor de raad grotendeels in het teken van de onregelmatigheden in Limburg en de nasleep ervan. Na een klacht van Veolia is ACM in oktober 2014 een onderzoek gestart naar gedragingen van NS gedurende de aanbesteding van het openbaar vervoer in Limburg. (…)
Onregelmatigheden aanbesteding Limburg
In het verlengde van het ACM-onderzoek stuitte NS bij een intern compliance-onderzoek op ernstige onregelmatigheden. Medewerkers van Qbuzz ontvingen tijdens het aanbestedingsproces ongeoorloofd vertrouwelijke informatie van een (ex-)medewerker van Veolia Transport Limburg. (…) Qbuzz-bestuurders werden op non-actief gesteld.
Vertrek CEO en voorzitter RvC
(…) [De] RvC [trok] begin juni unaniem de conclusie dat het vertrouwen was geschonden en nam afscheid van Timo Huges. De raad kreeg niet alleen te maken met het vertrek van de CEO. Ook de eigen voorzitter legde op 23 juni zijn functie neer, onder meer vanwege de miscommunicatie tussen NS en de aandeelhouder over het ontslag van de CEO en de ontstane situatie daarna. De onregelmatigheden in Limburg en het vertrek van de CEO en de RvC-voorzitter hebben een wissel getrokken op NS.
De nasleep
Het onderzoek van ACM en de onregelmatigheden in Limburg legden een aantal belangrijke onvolkomenheden bloot in de beheers- en controlesystemen van NS en haar dochters. De RvC heeft duidelijke afspraken gemaakt met de raad van bestuur teneinde (…) zijn zicht op de gang van zaken binnen NS te vergroten.
Voorts heeft onderzoeksbureau Alvarez & Marsal de interne bedrijfscultuur en
-structuur van NS uitgebreid onderzocht en aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. De raad onderschrijft die aanbevelingen en zal erop toezien dat ze binnen NS worden uitgevoerd. (…)
Toezicht in 2015
(…)
Strategie
De ambities voor prestatieverbetering zoals afgesproken in de Vervoersconcessie Hoofdrailnet 2015-2024, de inzichten uit de evaluatie van het Fyra-rapport en de onregelmatigheden rond de aanbesteding van de OV-concessie Limburg waren zowel binnen NS als voor de aandeelhouder aanleiding tot een heroriëntatie op de strategie van NS. (..)
Aandeelhouder
In 2015 was zeer intensief contact met de aandeelhouder noodzakelijk, onder andere in relatie tot de afwikkeling van het aftreden van de CEO, de herijking van de strategie en de standaardisatie van de statuten, alsmede als gevolg van Kamervragen (…).
Onze strategie
(…) Het drama rond de Fyra en de onregelmatigheden rond de aanbesteding in Limburg hebben ons in diskrediet gebracht. Herstel van vertrouwen heeft nu de hoogste prioriteit. (…)
Abellio op ‘arm’s length’
Omschrijving
NS heeft een strategie van gerichte groei in het buitenland in een beperkt aantal Europese markten. Deze activiteiten zijn belegd in dochteronderneming Abellio. NS heeft bewust gekozen om Abellio als aandeelhouder te besturen. De keuze voor aansturing op afstand is gemaakt vanuit beheersing van het financiële risico voor NS en haar aandeelhouder. Vanwege dit besturingsmodel, loopt NS het risico verrast te worden door de performance van de buitenlandse activiteiten. (…)
Restrisico
Het huidige risicoprofiel sluit aan bij het gewenste risicoprofiel voor groeidoelstellingen. De genoemde maatregelen en performance zijn belangrijk om het vertrouwen van de aandeelhouder te behouden. De genomen en deels nog te implementeren maatregelen worden kritisch gevolgd. (…)
Zorgvuldig handelen en werken
Als maatschappelijke organisatie is NS er alles aan gelegen om zorgvuldig en verantwoordelijk te handelen en te werken. En om rekenschap af te leggen over wat we doen. In 2015 kwam de integriteit van de organisatie rond de aanbesteding van het openbaar vervoer in Limburg in het geding. NS trekt hier lessen uit en neemt structurele maatregelen die integer handelen in de organisatie borgen. (…)
In februari 2015 kondigde de provincie Limburg aan dat NS-dochter Abellio 15 jaar het openbaar vervoer in Limburg mocht verzorgen. Op 28 april maakte NS bekend dat er onregelmatigheden hadden plaatsgevonden tijdens die aanbesteding. De onregelmatigheden rond de aanbesteding in Limburg betroffen de inhuur via een schijnconstructie van een voormalige werknemer van Veolia. Deze werknemer deelde informatie van Veolia met het biedingsteam van Qbuzz. (…) De provincie Limburg trok de gunning aan NS in en liet in juni weten voor Arriva te kiezen.
Extern onderzoek naar onregelmatigheden
Aanwijzingen voor onregelmatigheden bij de voorbereiding op de bieding kwamen aan het licht in maart 2015. (…) Deze onregelmatigheden lijken een incident te zijn geweest. Maar wel een incident dat dwingt tot het nemen van structurele maatregelen. Verschillende interne procedures zijn niet op orde en ook de naleving en handhaving van procedures moeten strenger. (…)
Onderzoek Openbaar Ministerie
Het Openbaar Ministerie (…) is in 2015 een strafrechtelijk onderzoek gestart naar mogelijke strafbare feiten in verband met de aanbesteding voor het openbaar vervoer in Limburg. Het onderzoek is gericht op feiten en omstandigheden rondom een vermeende constructie inzake het bekendmaken van bedrijfsgeheimen. Onder meer de vennootschappen NS Groep NV, Qbuzz B.V., Abellio Transport Holding B.V. en Abellio Nederland B.V. zijn als verdachte aangemerkt. (…)
Onderzoek naar interne procedures
Onderzoeksbureau Alvarez & Marsal heeft in opdracht van de raad van commissarissen en de minister van Financiën een grondige analyse gemaakt van de effectiviteit van de bestaande interne procedures, risicobeheersing, compliance en controls bij NS en alle dochterondernemingen. Het eindrapport hiervan verscheen in januari 2016. Op basis van het rapport van Alvarez & Marsal heeft NS aanvullende maatregelen genomen om interne procedures en controles aan te scherpen en een plan van aanpak opgesteld. NS streeft ernaar om eind 2016 de aanbevelingen doorgevoerd te hebben. Enkele maatregelen:
Risicomanagement en compliance worden nadrukkelijk in de taakstelling van het management en de businessplanning opgenomen.
(…)
De bestuurlijke verhouding tussen NS en Abellio wordt herzien om te komen tot een goede balans tussen sturen op afstand en de beheersing van risico’s door het nemen van passende governance, risk en compliance maatregelen.
Op het gebied van risicobeheersing vindt een verdere integratie en uniformering plaats binnen de Abellio-groep.
(…)
Abellio
Abellio is een volledige dochter van NS die vooral actief is op de markt voor passagiersvervoer per spoor in de twee Europese landen met de grootste geliberaliseerde markten: het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. (…). Abellio [is] qua omzet (€ 2,1 miljard, exclusief joint ventures) even groot als de kernactiviteiten van NS. (…)”.
2.11
In een memo van 21 april 2016 van NS Legal aan de raad van commissarissen (zie hierboven onder 2.8) staat onder meer:
“3) Verhouding NS/ATH
(…)
b) Alvarez & Marsal
Op 15 januari 2016 heeft NS het rapport en de aanbevelingen van Alvarez & Marsal en het NS Plan van Aanpak governance, risicomanagement en compliance gepubliceerd. Bij brieven van de RvB en uw RvC aan MinFin van 15 januari 2016 heeft NS zich gecommitteerd de aanbevelingen en het Plan van Aanpak op te volgen. “NS dient in controle te zijn en grotere betrokkenheid te hebben bij ATH en haar dochtervennootschappen door in ieder geval minimumstandaarden op te stellen op het gebied van governance, risk en compliance (“GRC”) en er voor te zorgen dat die minimum standaarden worden nageleefd. Het voorgaande impliceert een nauwere betrokkenheid van NS bij ATH (…). Deze nauwere betrokkenheid is uitgewerkt in de Reserved Matters (…).
(…)
5) Nieuwe governance structuur
Op grond van de nieuwe governance structuur zal er een grotere betrokkenheid zijn van NS bij ATH en diens dochtervennootschappen onder andere door: (i) introductie van de zogenoemde Abellio Shareholder Committee bestaande uit leden van de RvB, (ii) uitbreiding van de besluiten van ATH dienen te worden voorgelegd aan NS ter goedkeuring (de Reserved Matters), (iii) betrekken van NS personeel op zowel ATH als landen niveau bijvoorbeeld als onderdeel van de nieuwe Abellio Renumeratie Commissie en Abellio Audit Commissie.
Door een meeromvattende aandeelhoudersrol van NS bij ATH – die op basis van Alvarez & Marsal aanbevelingen wordt gecreëerd – zal NS meer inzicht hebben in en betrokkenheid hebben bij de onderneming van ATH en haar dochtervennootschappen, zoals ten aanzien van strategie, biedingen, relaties met stakeholders, etc.”
2.12
Op 12 mei 2016 heeft een extra overlegvergadering van de COR met Van Boxtel plaatsgevonden. [A] , als gast aanwezig, heeft bij die gelegenheid een powerpoint presentatie gegeven over de gewijzigde governance structuur van Abellio. In het verslag van die overlegvergadering staat onder meer het volgende.
“De voorzitter van de COR zegt in deze extra COR OV geen eerste behandeling te zien van een adviesaanvraag over de nieuwe governance van Abellio. De COR wil naar aanleiding van de problematiek als gevolg van Limburg en de diverse rapportages zoals Alvarez & Marsal veel “scherper op de bal spelen”. De COR wil graag een adviesaanvraag ontvangen voor de nieuwe governance van Abellio (…). Roger van Boxtel merkt op dat hij eerst graag samen met de COR goed wil overleggen (…). [A] laat aan de hand van een presentatie (…) zien waarom gekozen is voor de invoering van een nieuwe governance bij Abellio. NS moet als aandeelhouder goede controle hebben op Abellio (…). Als gevolg van “Limburg” is hier opnieuw naar gekeken. (…) De nieuwe governance is ontwikkeld en ingevoerd op basis van onderstaande punten:
1. “Getting closer together” (was teveel op afstand en er was te weinig control)
2. Versterking control (Alvarez & Marsal)
3. Wijziging management (van 2 CEO, CFO naar 3 leden (…)
In het schema “Nieuwe Abellio governance & control raamwerk” wordt duidelijk wat [de Ondernemingskamer leest: hoe] de “3 Lines of defence business control framework” zijn vormgegeven.
1. Via de Abellio Group Executive Board en Abellio Shareholder Committee naar de NS Raad van Bestuur.
2. Via de 3 Audit Committee’s (…) en Group Audit Committee naar NS Audit Committee
3. Via de 3 HR Committee’s (…) en Group HR Committee naar NS Renumeration Committee.
In een volgend schema wordt de functionele aansturing inzichtelijk gemaakt. De meeste supportfuncties zijn van Abellio naar NS geplaatst. Vanuit NS wordt Abellio nu geserviced met Finance, Corperate Communications, Legal Council en HR. Tenslotte wordt schematisch inzicht gegeven in de functionele aansturing van de nieuwe NS/Abellio werkgroepen. (…) [A] zegt (…) met deze nieuwe governance het vertrouwen in Abellio terug te willen brengen. NS Groep is verantwoordelijk en draagt de risico’s. Roger van Boxtel merkt hierbij op dat ook de aandeelhouder duidelijker wil weten wat de financiële risico’s zijn in het buitenland (…). Met deze nieuwe governance wordt dit geborgd.”
2.13
In een Shareholder Resolution van 19 mei 2016 heeft NS Groep ten aanzien van Abellio de Reserved Matters A en B vastgelegd (waarvoor respectievelijk de raad van bestuur van NS Groep en de Abellio Shareholder Committee goedkeuring moet verlenen) met betrekking tot de onderwerpen strategy, bids, corporate, governance, policies, compliance, litigation, financials, commercial, tax, employees en other (wat dit laatste betreft: ten aanzien van Reserved matters A: “Any other item as determined from time to time by the Shareholder to be subject to its prior approval” en ten aanzien van Reserved Matters B: “any other item as determined from time to time by the Shareholder or Abellio Shareholder Committee to be subject to the prior approval of the Abellio Shareholder Committee.”).
2.14
In een informatienota van 20 mei 2016 aan de COR heeft [A] onder meer medegedeeld dat de aanleiding om het Abellio governance & control raamwerk te herzien is gelegen in (i) de sterke groei die Abellio heeft doorgemaakt de afgelopen jaren, (ii) diverse structurele gebreken in het business control raamwerk van Abellio, aan het licht gebracht door Alvarez & Marsal en (iii) managementwijzigingen door vertrek van bepaalde functionarissen. In de nota wordt verwezen naar het als bijlage toegevoegde memo van 21 april 2016 van NS Legal aan de raad van commissarissen (zie hierboven onder 2.11). In de informatienota staat voorts het volgende (zakelijk weergegeven):
- De nieuwe Abellio governance & control structuur bestaat uit een Executive Board met drie managing directors die rapporteren aan een Shareholder Committee, die bestaat uit twee leden van de raad van bestuur van NS Groep: de directeur Financiën en de directeur Risicobeheersing. Voorts is er een Audit Committee opgericht en een HR Committee. Zij functioneren onder toezicht van NS. Door deze nieuwe structuur zal NS Groep veel meer betrokken zijn bij Abellio. NS Groep zal governance, risk & compliance standaarden voor Abellio gaan opstellen en zal gaan bewaken dat aan deze standaarden wordt voldaan. Tegelijkertijd wordt de financiële en operationele afstand tussen NS en Abellio (at arm’s length) versterkt. Omdat Abellio in omzet vrijwel net zo groot aan het worden is als NS acht NS een strakker en professioneler inzicht en overzicht door (vertegenwoordigers van) de raad van bestuur noodzakelijk. NS richt hiertoe de Abellio Shareholder Committee Meetings in. Dit committee komt vier keer per jaar bijeen op diverse Abellio locaties en neemt besluiten conform een daartoe opgestelde overeenkomst.
- Er is een Reserved Matters lijst opgesteld waarop staat voor welk type besluit de raad van bestuur van NS of de Abellio Shareholder Committee goedkeuring moet geven.
- Om het Abellio governance model effectief te laten werken in de praktijk en tegelijkertijd het principe dat Abellio op “arms length” staat te borgen, is de structuur van de Abellio staffuncties herijkt. In dat verband gaan de staffuncties binnen NS Groep, waarbij afstemming met NS en/of control door NS cruciaal is, hiërarchisch aan NS rapporteren en tegelijkertijd ‘dedicated’ voor Abellio werken. Door de herijking zijn drie Abellio medewerkers naar NS overgegaan.
- Er zijn tien werkgroepen opgericht om de functionele samenwerking tussen NS en Abellio te versterken. Die werkgroepen worden aangestuurd door de stafdirecteuren van NS.
- Op basis van het zogenaamde “arms length” principe heeft NS besloten om geen 403-verklaring af te geven ten behoeve van Abellio.
.jpg?width=50&height=55)
.jpg?width=50&height=55)
