Uitspraken

1) de operationele Finance-werkzaamheden verder samen te brengen naar Finance COO/GFS;

2) de aanpassing van de organisatie en functieprofielen binnen Group Finance en Finance Wholesale Banking; en

3) de voorbereiding op het inzetten van het “sourcen” van Finance operations activiteiten naar de ING-locatie in Manilla, de Filipijnen (hierna ook: Sourcing).

Onder het kopje “Personele gevolgen” staat vermeld dat op alle adviesaanvragen, volgend uit deze hoofdadviesaanvraag, het Sociaal Plan 2016-2017 van toepassing is, dat de personele gevolgen in vervolgtrajecten worden uitgewerkt en dat de impact op fte’s voor onder andere Finance COO in vervolgadviesaanvragen verder wordt uitgewerkt.

Een informatiememorandum van de bestuurder van 21 december 2016 gericht aan de ondernemingsraad – naar aanleiding van de overlegvergadering van 29 november 2016 waarin de status van het derde voorgenomen deelbesluit van de hoofdadviesaanvraag was besproken – houdt onder meer het volgende in:

“In de hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance Services hebben wij u gevraagd advies te geven over drie besluiten:

1) Het verder samenbrengen van operationele Finance werkzaamheden naar Finance COO/Global Finance Services.

2) De aanpassing van de organisatie en functie profielen binnen Group Finance en Finance Wholesale Banking, voortkomend uit de verschuiving van werkzaamheden van het produceren van rapporten naar het analyseren van data.

3) De voorbereiding te mogen inzetten van het sourcen van Finance operations activiteiten naar de ING (…) locatie in Manila. (…)

Over de eerste twee voorgenomen besluiten heeft u inmiddels advies uitgebracht en de bestuurder heeft vervolgens besloten om tot invoering over te gaan. (…) Hierbij bevestig ik dat de bestuurder nu niet zal beslissen over het derde voorgenomen besluit en dus dat van uw raad in het kader van deze hoofdadviesaanvraag geen advies wordt verwacht. In geval van een voorgenomen sourcing van activiteiten zal te zijner tijd een afzonderlijke adviesaanvraag bij uw ondernemingsraad worden ingediend. Deze aanpak is in het eerder genoemde overleg met de werkgroep besproken. Hiermee is de Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance Services (van 25 mei 2016) afgehandeld.”

Op 22 november 2017 heeft de bestuurder de adviesaanvraag ‘Transforming Finance, Impact op GFS’ aan de ondernemingsraad voorgelegd, inhoudende de introductie van de ‘ING Agile Way of Working’ bij GFS en de nieuwe “demarcatie” van verantwoordelijkheden naar aanleiding van de eerdere reorganisatie binnen de afdeling Finance COO. Als gevolg van die werkwijze zal één medewerker boventallig worden en zal de functie van andere werknemers deels worden gewijzigd. De aanvraag houdt onder meer het volgende in:

“In deze adviesaanvraag wordt met name de impact op de Global Financial Services Organisatie door de nieuwe afbakening met change-organisatie en de nieuwe manier van werken beschreven. (…) Het voorgenomen besluit betreft het herinrichten van de Finance COO/GFS Organisatie op basis van de uitgangspunten en besturing zoals later genoemd. In meer detail komt dat neer op de volgende besluiten:

• De organisatiestructuur van FCOO/GFS wordt gewijzigd in circles, dit in lijn met de “One Agile Way of Working” en als aanpassing op de veranderingen van de Finance COO organisatie zoals beschreven in de adviesaanvraag Transforming Finance COO van 22 maart 2017.

• Als gevolg van de organisatiewijziging naar 6 Circles ontstaat er voor de Circle-Leads een directe rapportagelijn naar het hoofd van de Super-Circle GFS. De functieprofielen van de Circle Lead zijn opgenomen in bijlage 3.

• De One Agile Way of Working wordt geïntroduceerd, waarbij binnen de Circles Finance Partner Teams zullen bestaan.

• Het invoeren van nieuwe functieprofielen volgens het JCF. In de tabel in bijlage 1 is inzichtelijk gemaakt dat hierdoor de functienamen gaan wijzigen. De functies zelf wijzigen wel maar niet dusdanig dat er tot selectie wordt overgaan. Plaatsing zal geschieden op het zelfde functieniveau waarbij qua plaatsing in de Finance Partner Teams zoveel als mogelijk rekening zal worden gehouden met de voorkeur van de medewerkers. (…)

• De volgende functies komen binnen FCOO/GFS te vervallen (van de 4 betrokken personen

hebben er 3 inmiddels een andere functie binnen ING) (…)

• De functies van de Circle Leads zijn gewijzigd in vergelijking met de huidige functies als

teamhoofden. (…)

Het Sociaal Plan 2018-2022 is van toepassing op deze Adviesaanvraag. (…)

Voor alle medewerkers van Finance COO zal per de implementatiedatum van deze Adviesaanvraag de preventieve mobiliteit opgeheven worden. (…)

Vooruitblik.

In deze [adviesaanvraag] wordt de nieuwe Organisatie van GFS neergezet. Voor GFS speelt ook de invloed van sourcing/robotics. De invloed hiervan wordt als substantieel ingeschat maar wordt niet in deze adviesaanvraag behandeld. Wel zal er gestart worden met het inhuren van capaciteit via een off-shore locatie die hier in Amsterdam ingezet kan worden om de capaciteitsproblemen op te vangen en daar waar mogelijk externen te vervangen.”

De ondernemingsraad heeft bij advies van 20 maart 2018 negatief geadviseerd. Het advies houdt onder meer het volgende in:

“In aanloop tot deze adviesaanvraag hebben de medewerkers van Finance COO/GFS in februari 2017 een brief ontvangen van ING waarin zij Preventief Mobiel verklaard werden in afwachting van de reorganisatie. (…) Met betrekking tot het voor deze reorganisatie geldende Sociaal Plan staat vermeld: “The ING 2016-2017 Social Plan applies to this reorganisation (…)” In deze tekst staat geen enkel voorbehoud zodat het o.i. onjuist is om in de adviesaanvraag in het hoofdstuk ‘Personele gevolgen’ op te nemen dat het Sociaal Plan 2018-2022 van toepassing is. De [ondernemingsraad] gaat NIET AKKOORD met het in de adviesaanvraag genoemde Sociaal Plan. Voor deze adviesaanvraag geldt Sociaal Plan 2016-2017 zoals van toepassing verklaard in de Hoofd Adviesaanvraag Think Forward Finance van 25 mei 2016 (…) en in de brief die in februari 2017 aan de medewerkers is toegezonden. (…)

De [ondernemingsraad] gaat NIET AKKOORD met het inhuren van capaciteit via een off-shore locatie die hier in Amsterdam (of elders) ingezet kan worden om capaciteitsproblemen op te vangen, ongeacht of dit mogelijk externe medewerkers vervangt. Als er capaciteitsproblemen optreden (nut en noodzaak staan niet in de ‘Vooruitblik’ vermeld) kunnen deze tijdelijke werkzaamheden op de vacature-site worden geplaatst zodat medewerkers die boventallig zijn of medewerkers die een tijdelijke opdracht zoeken in het kader van verbreding, de mogelijkheid hebben om te reageren. (…)

Met het invoeren van ‘One Agile Way of Working’ is een aantal lagen leidinggevende functies weggehaald uit de Finance COO/GFS organisatie. Daarvoor in de plaats is de Circle Lead de direct leidinggevende geworden van de FPT’s [Finance Partner Teams, toev. Ondernemingskamer] binnen die Circle (gemiddeld 25 medewerkers) en verantwoordelijk voor het maken van een ontwikkelingsplan samen met de individuele medewerker in de Circle, het beoordelen van alle medewerkers binnen de Circle en het coördineren van de periodieke wisseling van de rol van elke medewerker binnen een FPT in de Circle. Daarnaast is de Circle Lead verantwoordelijk voor het opschakelen van impediments vanuit de FPT’s in de Circle en is ook de persoon die de finale input verstrekt aan de Super Circle Lead voor de benodigde sign-offs. De combinatie van deze HR-taken (ontwikkelingsplannen, beoordelingen en bewaken roulatie van rollen voor de medewerkers in de Circle) en deze Lijn-taken (opschakelen van impediments, verantwoordelijkheid voor voorbereiden sign-offs) in één functie is volgens de OR niet realistisch. De keuze die gemaakt is voor de invulling van de functie van een Circle Lead (de kennis, ervaring en gedrag bezitten om de nieuwe Organisatie met bestaande mensen te vormen) negeert de noodzaak om te weten wat een individuele medewerker in de Circle doet. Zonder die kennis is het opstellen van een ontwikkelingsplan, het beoordelen van de medewerker en het coördineren van de rollen binnen de FPT gebaseerd op kennis van anderen binnen de Circle. Zonder kennis van en inzicht in de werkzaamheden in de FPT’s wordt het opschakelen van impediments en het voorbereiden van de sign-offs een papagaai-functie van wat er vanuit de Trafficker for Dependencies-rol wordt gemeld. (…) De in deze adviesaanvraag voorgestelde invulling van de functie van de Circle lead GAAT NIET WERKEN volgens de [ondernemingsraad]. De invulling van die functie zal voor het belangrijkste deel moeten bestaan uit lijnwerkzaamheden zodat de Circle Lead zelf de coördinatie rondom de sign-offs kan doen en ook voldoende eigen inzicht/kennis heeft over welke werkzaamheden de individuele medewerker (waarvoor de Circle Lead de beoordeling doet) verricht en hoe deze medewerker die werkzaamheden uitvoert.”

In het besluit van 29 maart 2018 tot omzetting van het voorgenomen besluit in een definitief besluit stelt de bestuurder dat, conform de afspraken die ING met de vakorganisaties heeft gemaakt, niet het Sociaal Plan 2016-2017, maar het Sociaal Plan 2018-2022 op het besluit van toepassing is:

“Bestuurder is van mening dat in deze discussie de werkingssfeerbepalingen van het Sociaal Plan doorslaggevend zijn. Het Sociaal Plan 2018-2022 heeft inmiddels de cao-status gekregen. Uit de Wet op de cao volgt dat ING het Sociaal Plan, inclusief de daarin opgenomen werkingssfeerbepalingen, onverkort dient toe te passen. ING en de vakorganisaties hebben duidelijke afspraken gemaakt ten aanzien van de werkingssfeer van het Sociaal Plan 2018-2022 ten opzichte van het Sociaal Plan 2016-2017. In deze afspraken is vastgesteld dat de implementatiedatum van een adviestraject leidend is voor de vaststelling van het toepasselijke Sociaal Plan. Ook in het Sociaal Plan 2016-2017 was overigens al opgenomen dat vanaf 1 januari 2018 de implementatiedatum van reorganisaties leidend zal zijn voor welk Sociaal Plan van toepassing is. Het is een vaststaand feit dat de implementatie van de ‘Adviesaanvraag Transforming Finance Impact op GFS’ in 2018 zal plaatsvinden. Om de transitie van het oude naar het nieuwe Sociaal Plan zo goed mogelijk te faciliteren, zijn de afspraken met de vakorganisaties zodanig gemaakt dat adviesaanvragen die worden ingediend na 1 oktober 2017 geacht worden (i) in 2018 geïmplementeerd te worden en (ii) om die reden onder het Sociaal Plan 2018-2022 te vallen. De ‘Adviesaanvraag Transforming Finance Impact op GFS’ is ingediend na 1 oktober 2017 en de impact vindt plaats in 2018 en nadien. Daarom is het Sociaal Plan 2018-2022 van toepassing op deze reorganisatie. In de afspraken met de vakorganisaties is ook een uitzondering op bovengenoemde regel geformuleerd. Een adviesaanvraag die in 2018 geïmplementeerd wordt valt niet onder het Sociaal Plan 2018-2022 als op die adviesaanvraag het Sociaal Plan 2016-2017 uitdrukkelijk van toepassing is verklaard. Op de adviesaanvraag ‘Transforming Finance, Impact op GFS’ is niet het Sociaal Plan 2016-2017 van toepassing verklaard en ook is de adviesaanvraag ‘Transforming Finance, Impact op GFS’ geen vervolgadviesaanvraag op een adviesaanvraag waarop het Sociaal Plan 2016-2017 van toepassing is verklaard. (…)

De [ondernemingsraad] verwijst (…) voor het toepasselijke Sociaal Plan naar de ‘Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance’ van 25 mei 2016. Bestuurder kan deze verwijzing niet plaatsen (…) In deze hoofdadviesaanvraag worden 3 specifieke punten genoemd waarover aan de [ondernemingsraad] advies zou worden gevraagd. Na deze hoofdadviesaanvraag zijn over twee van deze punten adviesaanvragen ingediend bij de [ondernemingsraad] en zijn deze geïmplementeerd, namelijk de ‘Vervolgadviesaanvraag Herstructurering Group Finance’ (20 september 2016) en de ‘Vervolgadviesaanvraag Verder samenbrengen van operationele werkzaamheden’ (20 september 2016). Hierna heeft de bestuurder aan de [ondernemingsraad] het memo ‘Afhandelen Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance Services’ (21 december 2016) gestuurd. In dit memo is aangegeven dat over de eerste 2 punten van de ‘Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance’ is geadviseerd en dat deze zijn geïmplementeerd (…) en is bevestigd (…) dat het derde voorgenomen besluit over sourcing is ingetrokken (…) en dat tevens daarmee de Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance Services (van 25 mei 2016) is afgehandeld. (…) Bestuurder is van mening dat uit het Memo van 21 december 2016 duidelijk blijkt dat de ‘Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance’ van 25 mei 2016 op dat moment geheel is afgehandeld en afgerond. De ‘Adviesaanvraag Transforming Finance Impact op GFS’, evenals toekomstige adviesaanvragen, kunnen daarom niet anders dan als een nieuwe adviesaanvraag worden gezien; verwijzing naar de ‘Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance’ en het daar genoemde toepasselijke Sociaal Plan is in onze ogen niet relevant. Daarnaast gaat bovengenoemde discussie over punt 3 van de ‘Hoofdadviesaanvraag Think Forward Finance’ van 25 mei 2016. Punt 3 betrof de voorbereiding van het sourcen van Finance operations activiteiten naar de ING (…) locatie in Manilla. De adviesaanvraag van 22 november 2017 gaat echter niet over sourcingsactiviteiten maar betreft, zoals de [ondernemingsraad] zelf ook noemt in [zijn] advies, het invoeren van “One Agile way of Working” binnen Finance COO/GFS. Ook om deze reden is de verwijzing naar de Hoofdadviesaanvraag niet steekhoudend.

(…) Het outsourcen van werk is geen onderdeel van deze adviesaanvraag. De eventuele personele consequenties voor het outsourcen van werk van GFS zullen worden geadresseerd in een nog op te stellen adviesaanvraag. (…)

U verwijst (…) naar de ‘vooruitblik’ in de adviesaanvraag waarin is vermeld dat er gestart zal worden met het inhuren van capaciteit via een off-shore locatie die in Amsterdam ingezet kan worden om de capaciteitsproblemen op te vangen en daar waar mogelijk externen te vervangen. Reden hiervoor is dat de betreffende vacatures conform het geldende ING-proces al eerder op de vacature site hebben gestaan, maar dat hierop onvoldoende kandidaten hebben gereageerd. Een deel van de resterende vacatures is vervolgens tijdelijk ingevuld met externen om aan voldoende capaciteit te kunnen komen. Het staat interne medewerkers te allen tijde vrij om alsnog hun belangstelling voor deze functies kenbaar te maken. Wij zullen de vacatures waarop nu externen werkzaam zijn opnieuw open zetten voor interne medewerkers. (…) Als blijkt dat dit niet voldoende capaciteit oplevert, zien wij ons, gegeven eerder gestelde, genoodzaakt tijdelijk direct inzetbare interne ING capaciteit in te zetten van andere (offshore) ING-locaties. (…)

In deze overweging maakt de [ondernemingsraad] een opmerking over de breedte van de functie van de Circle Lead. (…) Ik respecteer de opmerkingen en zorgen van de [ondernemingsraad] en zal erop toezien dat de werkdruk van de Circle Leads de komende periode zorgvuldig gemonitord wordt. Tevens zal ter ondersteuning van de Circle Lead een Agile Coach worden ingezet. Hiernaast gaan we zorgen voor een evenwichtige verdeling van de kennis en ervaring van de (sr.) medewerkers over de verschillende teams.”

Een memorandum van 28 mei 2018 van de bestuurder gericht aan de ondernemingsraad, ter voorbereiding op een overleg tussen de bestuurder en de ondernemingsraad houdt onder meer het volgende in:

“Punt 3 gaat over het inhuren van ING’ers van een buitenlands onderdeel om tijdelijk in Amsterdam te werken indien en voorzover de vacatures daar niet door interne kandidaten van ING Nederland kunnen worden vervuld. Er is hier mogelijk verwarring ontstaan doordat in de adviesaanvraag een vooruitblik was gegeven over sourcing vanuit Nederland naar andere landen. Hierbij bevestigen we opnieuw dat deze vooruitblik onderwerp zal zijn van een mogelijk in de toekomst in te dienen adviesaanvraag en dat aan zulk een voornemen geen voortijdige uitvoering zal worden gegeven. (…) Het voornemen om buitenlandse ING’ers in Amsterdam in te zetten komt voort uit een gebrek aan personeel om de activiteiten op dit moment hier naar behoren uit te voeren. We hebben zoals jullie weten enige tijd geleden intern vacatures geplaatst. Nadat bleek dat onvoldoende sollicitanten hadden gereageerd, stond ING voor de vraag op welke wijze de arbeidsplaatsen vervuld konden worden. Het inschakelen van buitenlandse ING’ers, die de benodigde kennis reeds in huis hebben, is wat ons betreft de beste keuze, nu ING over goede mensen beschikt die bekend zijn met onze systemen en dit ook om kostenredenen te verkiezen is boven de inhuur van externen. Met het inschakelen van buitenlandse ING-ers wordt op geen enkele wijze vooruitgelopen op een adviesaanvraag sourcing. Hoe een mogelijke toekomstige adviesaanvraag dan vervolgens wordt ingevuld zal mede afhangen van de dialoog daarover met de [ondernemingsraad] en van het advies van de [ondernemingsraad].

Begrijpen we het goed, dan maakt de [ondernemingsraad] zich (…) zorgen over de vraag of de Circle Leads voldoende eerstelijns kennis zullen hebben over het functioneren van de medewerkers die zij in het kader van hun HR-taken zullen dienen te beoordelen. Wij kunnen deze zorg wegnemen: de organisatie wordt zó ingericht, dat de Circle Leads een geïntegreerd takenpakket hebben. De Circle Leads van GFS moeten veel kennis over finance in huis hebben en zijn hoger ingeschaald dan Circle Leads bij andere afdelingen. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de complexe producten van hun circles en moeten deze op detailniveau kennen. Nu het takenpakket voldoende uitgebalanceerd is en tevens voldoende lijnwerkzaamheden omvat, is het in onze ogen voldoende om te borgen dat de werkdruk van de Circle Leads niet te hoog wordt. (…) Ook kwamen wij met de toezegging dat de Circle Lead wordt ondersteund door een Agile coach, juist al tegemoet aan het bezwaar dat de Circle Lead teveel HR-taken zou krijgen. Met andere woorden: het belangrijkste deel van de taken van de Circle Leads is wel degelijk lijnwerk.”