In een brief met dagtekening 1 oktober 2013 heeft de heffingsambtenaar aangegeven waarom hij niet telefonisch wil horen en tevens waarom de hoorzitting buiten kantooruren is gepland. Hij schrijft daarover onder meer het volgende:
“Zoals u al eerder is meegedeeld, nemen wij het horen van belanghebbenden zeer serieus. Daarom doen wij dit op avonden waarbij een niet bij de besluitvorming betrokken voorzitter en een professionele (ingehuurde) notulist aanwezig zijn. Een tweede reden is dat de krappe ambtelijke bezetting aanleiding geeft om hoorzittingen buiten de kantooruren te laten plaatsvinden.
Telefonisch horen leent zich voor misverstanden of manipulatie. Het onafhankelijk verslagleggen is vrijwel onmogelijk en bovendien niet onbelangrijk, tijdens een hoorzitting worden er vaak aanvullende stukken, foto's o.i.d. overgelegd. Bovendien blijkt dat tijdens telefonisch horen regelmatig de normen van fatsoen worden overschreden, wat tijdens een hoorzitting waarbij partijen elkaar persoonlijk ontmoeten een zeldzaamheid is.
Daarom heb ik, mede ter bescherming van alle partijen, mijn beleid er op ingericht om het horen in persoon en in de avonduren ten kantore van het gemeentehuis te laten plaatsvinden. Dit is vast beleid en geldt voor elke zaak waarin om een hoorzitting is gevraagd. Indien u in een bezwaarschrift aangeeft om te worden gehoord ontvangt u een uitnodiging om te verschijnen.
U bent uitgenodigd voor een hoorzitting op 10 oktober 2013. Nu ontvangen wij, helaas conform onze verwachting, een brief dat u niet kunt komen. Uw reden vind ik echter geen reden om de hoorzitting niet te laten doorgaan. U vertegenwoordigt een zichzelf professioneel noemende organisatie. Daarvan mag verwacht worden dat deze zich dan ook professioneel opstelt en zorgt voor aanwezigheid bij een geplande hoorzitting.
U geeft in de brieven aan graag te willen worden gehoord. Ik wil u ook graag in de gelegenheid stellen om gehoord te worden en verzoek u dan ook van de geplande hoorzitting op 10 oktober 2013 gebruik te maken. Mocht u desondanks niet verschijnen, dan ga ik ervan uit dat u toch geen gebruik wenst te maken van de geboden gelegenheid en zullen de definitieve besluiten aan u worden toegezonden.”